Krav til journal

Journalen er et viktig bindeledd mellom de ulike kontrollpunktene i verdikjeden. Kontrollmyndighetene har behov for oversikt over bevegelsen av fisk og fiskeprodukter gjennom verdikjeden.

Journalen kommer i tillegg til landings- og sluttsedlene. Mange av opplysningene som inngår i mottaksjournalen er registrert på sluttseddelen, men journalen skal også inneholde andre opplysninger. 

Alle som mottar og kjøper fisk i førstehånd skal fortløpende føre journal med opplysninger om all fisk som mottas ved anlegget. Journalen skal føres elektronisk som en del av mottakets produksjonsstyringssystem.

Alt mottak/transport av fisk skal journalføres. Med fisk menes viltlevende marine ressurser og produkter av disse, med unntak av anadrome laksefisk. Det vil si at for eksempel mottakere av krabbe skal også føre journal.

Dersom du har journalplikt, skal du føre all fisk som mottas i journalen, også den som kjøpes i annenhånd.

Dersom du kun kjøper fisk i annenhånd, er det ingen journalplikt. Det samme gjelder produkter som kjøpes i annenhånd og som er beregnet for detaljutsalg i butikker og restauranter. Bearbeidede produkter kjøpt ferdig emballert i annen hånd inneholdende fisk (for eksempel sild i glass, kaviar i tube), beregnet for videresalg til kunder i egen butikk eller restaurant, trenger ikke journalføres.

Du velger selv format for journal, men den skal være elektronisk og en integrert del av mottakerens produksjonsstyrings- og logistikksystem, slik at journaldata hentes automatisk fra systemene. Som et minimum skal mottaksjournalen være koblet opp mot seddelsystemet slik at data registrert på seddel overføres automatisk til journal. 

Data som tilgjengeliggjøres i journalene må kunne periodiseres (fra/til dato), samtidig må det være mulig å sortere og søke i alle registrerte data med tanke på videre bearbeiding av dataene. Journalene skal vise alle registrerte hendelser frem til kontrolltidspunkt.

Frittstående regneark hvor sedddelopplysningene punches eller registreres manuelt, oppfyller ikke landingsforskriftens krav til journal.

Dispensasjon til å føre forenklet journal 

• Restauranter og andre som kjøper inntil 200 kilo fisk per uke, er fritatt fra plikten til å føre journal. 
• Det er også mulig å søke dispensasjon fra kravet om elektronisk journal, dersom mottaksanlegget mottar fisk for under 5 millioner kroner i året. Dersom du får dispensasjon, må du bruke Fiskeridirektoratets mal for forenklet journal. Last ned mal for forenklet journal (xlsx, 15.9 kB).
  • Verdien av all fisk som mottas inngår i beløpet på 5 millioner kroner, både fisk mottatt i førstehånd, annenhånd og mottatt fisk som følge av intern forflytning mellom anlegg i samme foretak.
  • Verdien ved kjøp i førstehånd følger av sluttseddel, mens for fisk kjøpt i annenhånd er det verdien på innkjøpsfaktura eksklusiv merverdiavgift som gjelder. Ved intern forflytning er det innkjøpspris hos opprinnelig mottaker som legges til grunn.
  • For mottakere som har flere mottaksanlegg, skal alle anleggene sees under ett. Det vil si at enkeltmottak som årlig mottar mindre enn 5 millioner kroner kan pålegges fullt journalkrav dersom det eies av et selskap/konsern som eier flere mottaksanlegg.

Journalen består av to hoveddeler: mottaksjournal og uttaksjournal.

Mottaksjournal

• I mottaksjournalen skal du fortløpende registrere opplysninger om ethvert mottak av fisk ved mottaksanlegget: 
  • dato, art, produkttilstand, størrelsessammensetning, kvantum og leveringsmåte.
  • Ved landing skal fartøyets navn, registreringsmerke og seddelnummer også føres.
  • Dersom mottaket skjer på annen måte enn ved landing skal fangstens avsender, transportør og transportmåte føres inn.
  • Ved bruk av automatisk vekt skal totaltelleverkets verdi ved landingens start og slutt oppgis. 
• For kjøp i første hånd vil de fleste opplysninger som inngår i mottaksjournalen være registrert på sluttseddelen. Seddelopplysninger som er relevante for mottaksjournalen hentes elektronisk fra sluttseddelen. 
• Bifangst skal også registeres i journalen. 
• Avskjær: Når avskjæret er et resultat av egen filétproduksjon, er det ikke et krav om å føre avskjæret i mottaksjournalen. Mottatt/kjøpt avskjær derimot skal føres i mottaksjournalen. 
• Restråstoff: restråstoff er fiskeprodukter som føres i journalen.

Uttaksjournal

• Uttaksjournal skal ha opplysninger om transport av fisk fra mottaksanlegget: 
  • Dato for transporten, art, produkttilstand, størrelsessammensetning og kvantum.
  • Mottaker og transportør skal identifiseres med foretakets navn.
  • Transportmiddel.
  • For fisk som transporteres bort fra mottaksanlegget ubearbeidet skal det i tillegg føres seddelnummer. Fisken anses å være ubearbeidet når den transporteres bort fra anlegget i samme tilstand og i samme emballasje som den er mottatt. 
• Korrekt kvantum skal føres i uttaksjournalen. Det er produktvekten, det vil si den reelle vekten av fiskeproduktene, som føres i uttaksjournalen, ikke avrundet vekt eller vekt registrert på etikett. 
• Avskjær: I uttaksjournalen skal all fisk som transporteres bort fra mottaksanlegget føres, også avskjær fra filétproduksjon.

Kodeliste

Vi anbefaler at du bruker Fiskeridirektoratets kodeliste for landing og omsetning av fisk når du fyller ut journalen.

Forflytter du fisk internt mellom to mottaksanlegg? 

Fisk som transporteres internt mellom forskjellige mottaksanlegg innen samme selskap/konsern skal journalføre denne forflytningen.

Mottaksanlegget som leverer fisken fører dette som "uttak lager/uttransportering" i sin journal. Det mottaksanlegget som mottar denne fisken journalfører tilsvarende opplysninger i sin mottaksjournal.

Forflytning mellom mottaksstasjoner og mottaksanlegg

En virksomhet kan ha flere mottaksstasjoner. På mottaksstasjonene mottas det fisk som videresendes til mottaksanlegget hvor all produksjon foregår.

Mottaksanlegget fører mottaks- og uttaksjournaler for mottaksstasjonene. I mottaksjournalen må det gis tilleggsopplysning, det vil si dato for når fisken forlater mottaksstasjonen og dato når den ankommer mottaksanlegget.

Registrer fortløpende

Hovedregelen er at registrering i journal skal gjøres fortløpende og at hver enkelt del av journalen skal føres umiddelbart:

• Journalen skal oppdateres uten ugrunnet opphold og senest innen kl. 23.59 samme dag.
• Dersom journalen baseres på elektronisk registrering, forventes det at elektronisk overføring av data til journalen skjer fortløpende.
• Fiskeridirektoratet kan kreve at journalen oppdateres, slik at den viser alle hendelser frem til og med kontrolltidspunktet.

Korrigeringer

Mottaksjournalen og uttaksjournalen skal føres umiddelbart. Korreksjoner gjort i ettertid bryter med dette kravet, men det tillates likevel at opplysninger som er registrert i mottaksjournalen og uttaksjournalen korrigeres. Slike korreksjoner skal fremkomme av journalene. Det vil si at informasjon om korreksjonen, herunder hva som er endret og tidspunktet for endringen, skal registreres og loggføres.

Krav til lagring

Journalopplysningene skal være tilgjengelig elektronisk i minimum fem år etter kalenderårets utgang for Fiskeridirektoratet. Journalopplysningene må oppbevares på en måte som opprettholder kvaliteten og at de sikres på en slik måte at man unngår urettmessig endring, sletting eller tap. Det må også foreligge sikkerhetskopi.