Veileder i internkontroll - IK Akvakultur

Denne veilederen er et redskap for akvakulturvirksomheter og skal være til hjelp ved innføringen av IK Akvakultur.

Vis innhold

Her finner du informasjon om hva IK Akvakultur er, hvordan du innfører og utøver internkontroll og om møtet med myndighetene. Du finner også et arbeidshefte, presentasjoner, sjekklister, eksempler, hjelpeverktøy og oversikt over lover og forskrifter.

Husk at tips og råd i veilederen ikke er en fasit. Internkontrollsystemet må utvikles av virksomheten selv og være tilpasset dens virkelighet.

Virksomhetens leder har hovedansvaret for å innføre internkontroll, og må sørge for sterk medvirkning fra de ansatte. Det er viktig at leder tenker enkelt og tar utgangspunkt i virksomhetens eksisterende rutiner, praksis og systemer. Bruk IK Akvakultur som en varig og løpende forbedringsprosess.

Veilederen er utarbeidet i et samarbeid mellom Fiskeridirektoratet, FHL Havbruk og Mattilsynet.

Det er blitt benyttet test-/referansegrupper fra Fiskeridirektoratet og Mattilsynet. Det har også blitt trukket på kompetanse fra tre akvakulturvirksomheter. Tegningene er levert av Håkon Skau AS.

1. Hva er IK Akvakultur?

Samfunnet har krav til balanse og bærekraft, dyrehelse og dyrevelferd. Internkontrollen skal bidra til å sikre dette.

Forskriften om internkontroll trådte i kraft 1. januar 2005 (lovdata.no)

Hva er formålet?

I akvakulturlovgivningen fastsettes samfunnets krav til:

  • balanse og bærekraft (miljø)
  • dyrehelse og
  • dyrevelferd

Forskriften skal sikre at akvakulturnæringen systematisk gjennomfører tiltak for å oppfylle kravene. Slik kan næringen holde seg stabil, lønnsom og livskraftig på lang sikt.

Gjelder forskriften din bedrift?

Forskriften gjelder for virksomheter som omfattes av:

2. Krav til virksomheten

Den ansvarlige for virksomheten skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll, og at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne.

IK Akvakultur innebærer at virksomheten skal

  • Sørge for at de lover og forskrifter i akvakulturlovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelige.
  • Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige og oppdaterte kunnskaper og ferdigheter i virksomhetens internkontroll.
  • Fastsette mål for internkontrollarbeidet. Skriftlig dokumentasjon kreves.
  • Ha oversikt over virksomhetens organisasjon. Herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet knyttet til etterlevelse av akvakulturlovgivningen er fordelt i virksomheten. Skriftlig dokumentasjon kreves.
  • Kartlegge farer og problemer, og på denne bakgrunn vurdere risiko, og utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoen. Skriftlig dokumentasjon kreves.
  • Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av akvakulturlovgivningen. Skriftlig dokumentasjon kreves.
  • Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. Skriftlig dokumentasjon kreves.

Generelle krav

  • Internkontrollen skal tilpasses og dokumenteres i forhold til virksomhetens art, aktiviteter, størrelse og risikoforhold i det omfang som er nødvendig for å etterleve akvakulturlovgivningen.
  • Skriftlig dokumentasjon etter denne forskrift skal minst omfatte forhold som nevnt i §5 annet ledd c-g.

3. Innføre og utøve internkontroll

Arbeidshefte

Arbeidsheftet er tilpasset mindre virksomheter, og beskriver hvordan du kan bygge opp et enkelt og oversiktlig internkontrollsystem.

Vær klar over at dette kun er et forslag, og ment som en hjelp for å komme i gang med internkontrollarbeidet. Det finnes ingen fasit for hvordan det systematiske internkontrollarbeidet skal dokumenteres, det må tilpasses virksomheten.

Arbeidshefte: praktisk eksempel på å dokumentere arbeidet med internkontroll (doc, 298.0 kB)

Sjekkliste

Test din egen virksomhet. Sjekklistene gir deg raskt en pekepinn på hvordan det står til med internkontrollarbeidet.

Skriv ut sjekklisten og kryss av for JA eller NEI. I merknadsfeltet kan du for eksempel føre opp eventuelle tiltak.

Sjekkpunkt for planlegging

 

Ja

Nei

Merknader

1. Har ledelsen tatt initiativ, igangsatt og klargjort hensikten med IK - Akvakulturarbeidet?

 

 

 

2. Har ledelsen fastsatt mål med tilhørende planer for internkontrollarbeidet?

 

 

 

3. Har ledelsen fastsatt operasjonelle mål for å sikre det ytre miljø, og god dyrevelferd og helse?

 

 

 

4. Er hensikt, mål og planer kommunisert ut i virksomheten?

 

 

 

5. Er det satt av tid og ressurser til IK - Akvakulturarbeidet?

 

 

 

6. Er en blitt enig om organiseringen - hvem gjør hva og når?

 

 

 

Sjekkpunkt for utvikling

 

Ja

Nei

Merknader

1. Har virksomheten oversikt og fått kjennskap til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten?

 

 

 

2. Er aktuelle lover og forskrifter tilgjengelige?

 

 

 

3. Har virksomheten oversikt over hva virksomheten har av dokumentasjon, retninglinjer etc?

 

 

 

4. Hva mangler av dokumentasjon for å oppfylle IK - Akvakultur?

 

 

 

5. Er det utført en risikokartlegging med tilhørende tiltak?

 

 

 

6. Har virksomheten fått på plass en helhetlig, skriftlig fremstilling av internkontrollen?

 

 

 

Sjekkpunkt for utføring

 

Ja

Nei

Merknader

1. Har ledelsen klart å forankre IK - Akvakultur i hele virksomheten?

 

 

 

2. Har ledelsen klart å involvere de ansatte?

 

 

 

3. Er rollene tydelige. Hvem gjør hva og når?

 

 

 

4 Er det gitt informasjon til de berørte?

 

 

 

5. Er det gitt opplæring i virksomhetenes internkontroll?

 

 

 

6. Eksisterer det en opplæringsplan?

 

 

 

7. Eksisterer det en rutine for opplæring av de ansatte?

 

 

 

8. Sjekkes det at vedtatte prosedyrer, rutiner, retninglinjer, praksis etc blir fulgt?

 

 

 

Sjekkpunkt for vedlikehold og forbedring

 

Ja

Nei

Merkander

1. Har virksomheten en dokumentert praksis for å fange opp avvik og utføre korrigerende tiltak?

 

 

 

2. Foretas det en systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen?

 

 

 

3. Er det samsvar mellom regelverk, hva du har sagt/skrevet du skal gjøre, og det som faktisk blir gjort?

 

 

 

4. Bli virksomhetens mål nådd?

 

 

 

5. Har internkontrollen ført til forbedring?

 

 

 

Utføre

Aktuelle krav for å utføre internkontroll

§4 Plikt til internkontroll

Den som er ansvarlig for virksomheten skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll i virksomheten, og at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne.

§5 Internkontrollens innhold punkt b

Virksomheten skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige og oppdaterte kunnskaper og ferdigheter i virksomhetens internkontroll.

Tips og råd

Gi god informasjon: Forklar hensikten med IK – Akvakulturarbeidet i virksomheten; bedre miljø og dyrehelse og dyrevelferd.

Medvirkning: Trekk de ansatte med ved planlegging, kartlegging, utforming av tiltak og gjennomføring av tiltak.

God ledelse: Forankre internkontrollarbeidet. Deleger myndighet og oppgaver. Gi tilbakemeldinger når tiltak/endringer er gjennomført. Følge opp arbeidet i det daglige.

Opplæring: Gis det god opplæring for eksempel ved disse situasjonene:

  • Ved anskaffelse av nytt utstyr
  • Ved endringer i arbeidsprosesser
  • Vedtatte prosedyrer og rutiner
  • Når det ansattes nye folk
  • Ved bruk av vikarer

Utvikle

Her får du et eksempel på hvordan du kan arbeide for å få oversikt, kartlegge risiko og lage systemdokumentasjon.

Aktuelle krav

§5 Internkontrollens innhold punkt a og e, samt dokumentasjonskrav i forskriften: Internkontrollen innebærer at virksomheten skal:

  • Sørge for at de lover og forskrifter i akvakulturlovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig.
  • Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, og utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdende.
  • Internkontrollen skal dokumenteres i den form og i det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Dokumentasjon som følger av krav i eller i medhold av akvakulturlovgivningen, for eksempel instrukser, tillatelser, kompetansebevis, sertifikater o.l. skal inngå. Skriftlig dokumentasjon etter denne forskrift skal minst omfatte forhold som nevnt i §5 annet ledd nummer c til g.

Tips og råd

Under følger et eksempel på hvordan du kan arbeide for å få oversikt, kartlegge risiko og lage systemdokumentasjon.

  1. Få oversikt: Skaff deg oversikt over og få kjennskap til aktuelt regelverk i akvakulturlovgivningen. Hvilke lover og forskrifter gjelder for din virksomhet? Heldigvis er det slik at ikke alle lover og regler gjelder for alle. Enhver må selv sortere ut de som gjelder for egen virksomhet! Hvordan skaffer vi oss slik oversikt? Vi vil gi følgende råd:
    • Gjør deg kjent med akvakulturlovgivningen. Den kan nok virke omfattende, men tar du deg tid til å lese gjennom den, vil du snart forstå at det er mye sunn fornuft.
    • Gjør deg kjent med forskrift om internkontroll for å oppfylle akvakulturlovgivningen.
    • Ha aktuelle lover og forskrifter tilgjengelig.
    • Hold deg oppdatert
  2. Kartlegge: Kartlegg forhold som innebærer risiko i forhold til brudd på akvakulturlovgivningen. Fokuset er hva som kan gå galt i forhold til ytre miljø, dyrehelse og dyrevelferd. Hvordan kartlegge? Under finner du eksempel på hvordan du kan utføre en risikokartegging, vurdere risiko og lage planer for risikoreduserende tiltak.
  3. Dokumentere: Få på plass en helhetlig, skriftlig framstilling av internkontrollarbeidet. Hvordan dokumentere? Virksomhetene har stor valgfrihet. For mange er det nok hensiktsmessig å bruke en etablert metodikk fra et eksisterende styringssystem i virksomheten. Under følger en presentasjon på en vanlig måte å dokumentere et internkontrollsystem. Den kan være til hjelp når du selv skal lage din dokumentasjon. Klikk deg gjennom med venstre musknapp eller «enter» knappen på tastaturet.
    • Systemdokumentasjon[22175d36-b16d-47f1-8481-88fa8d3382e4 _document="__macroDocument3"/]
    • Prosedyrer er ofte brukt i forbindelse med å dokumentere fastlagte, spesifiserte handlingsmønstre for bestemte situasjoner. Noen steder i akvakulturlovgivningen følger det også krav om å lage en prosedyre. Under følger derfor en forklaring med eksempler på prosedyrer.
    • Prosedyrer og alternative dokumentasjonsmåter
      • Hva er en prosedyre? En prosedyre er en framstilling av fastlagte, spesifiserte handlingsmønstre for bestemte situasjoner. En oppskrift på brød er et eksempel på en prosedyre. Følger du oppskriften nøye, blir resultatet trolig vellykket. Eksempel på prosedyre for dødfiskhåndtering (doc, 31.7 kB)
      • Hjulet skal ikke finnes opp på nytt: For mange områder vil den arbeidsmetoden eller rutinen du bruker i dag være god nok. Da vil arbeidet med å lage prosedyre hovedsakelig bestå i å skrive ned de viktigste punktene i det virksomheten gjør i dag. Mindre justeringer kan gjøres etter behov.
      • Oppdater jevnlig: Det er viktig at nye løsninger blir satt ut i livet etter hvert som virksomheten fastlegger de enkelte prosedyrene. Det er også nødvendig å revidere prosedyrene jevnlig.
      • Kan en dokumentere uten å bruke prosedyrer?: Bruk av prosedyrer er en god måte å dokumentere og styre på. Men det oppfordres til å være kreativ i forhold til dokumentasjon. Eksempelvis kan videosnutter, fagopplæring, sjekklister, figurer, tegninger etc være fullt så effektive måter å styre og dokumentere på. Ofte er kombinasjonen av flere dokumentasjons og styringsmetoder den beste.
      • Det er opp til virksomhetene å vurdere hvor det er hensiktsmessig å bruke prosedyrer. Men en må kunne vise til at den alternative måten bringer resultat.
    • Husk på at papirmengden i seg selv er ikke målet, men at noe blir gjort:
      • Si hva du skal gjøre!
      • Gjør det du har sagt og skrevet at du skal gjøre!
      • Kontroller at du har gjort det du sa/skrev du skulle gjøre!

Planlegge

Skal vi oppnå stadige forbedringer må vi tenke og jobbe systematisk. Et systematisk arbeid starter med at du fastsetter mål og planlegger for måloppnåelse.

Aktuelle krav

§4 Plikt til internkontroll

Den som er ansvarlig for virksomheten skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll i virksomheten, og dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne.

§5 Internkontrollens innhold punkt c og d

Internkontrollen innebærer at virksomheten skal:

  • Fastsette mål for internkontrollarbeidet
  • Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet knyttet til etterlevelse av akvakulturlovgivningen er fordelt i virksomheten.

Tips og råd

Hva skal målene fortelle? Målene skal spesifisere og utdype hvordan virksomheten har tenkt å innføre, vedlikeholde og forbedre IK - Akvakulturarbeidet.

I tillegg må virksomhetene fastsette mål for å kontinuerlig redusere belastningen på det ytre miljø, og sikre at de akvatiske dyrene har god dyrevelferd og helse. Dette vil særlig være aktuelt der hvor myndighetene stiller funksjonskrav i akvakulturlovgivningen.

Stiller myndighetene mer spesifikke krav, kan virksomhetene i større grad styre direkte etter disse kravene.

Funksjonskrav: Myndighetene vil noen ganger utforme sine krav som funksjonskrav i stedet for spesifikasjonskrav. Det vil si at myndighetene vil spesifisere hva en vil oppnå, men ikke hvordan.

Hovedgrunnen til at myndighetene stiller funksjonskrav, er at en ønsker at virksomhetene selv skal være ansvarlig for å finne gode løsninger. Videre unngår en å stivne i gamle gjennomprøvde løsninger, men sørger for god dynamikk og utvikling i positiv retning.

Eksempel på et funksjonskrav:

«Driften skal være teknisk, biologisk og miljømessig forsvarli.»

Eksempelet viser at funkjonskrav kan være lite detaljert og vanskelig å styre etter. Virksomhetene er derfor avhengig å bryte ned kravet i mer «operasjonelle» målsetninger med tilhørende tiltak.

4. Vedlikeholde og forbedre

Et internkontrollsystem blir aldri ferdig. Regelverket endres, og virksomhetene selv er under utvikling. Det er derfor viktig at du har rutiner for avviksbehandling og korrigerende tiltak.

Internkontrollen innebærer at virksomheten skal Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av akvakulturlovgivningen, og foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.

Avviksbehandling og korrigerende tiltak

Med avvik menes mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Det kan være avvik i forhold til system, til aktiviteter til produkter etc. Dette krever at du foretar deg noe med en gang – «brannslukking», og registrerer avviket.

Deretter må du  «nøste opp» for å finne den egentlige årsaken til avviket. Hvilke korrigerende tiltak skal vi innføre for at dette ikke skal skje igjen?

Hvordan gjør vi det?

Et konkret forslag er at du lager en enkel rutine/prosedyre. Beskriv hvordan du har tenkt å utføre avviksbehandling og korrigerende tiltak.

Under finner du et eksempel på en prosedyre og et skjema for å fange opp avviksmeldinger og forbedringstiltak.

Prosedyre for avviksbehandling og korrigerende tiltak

Skjema for avviksmelding og korrigerende tiltak - eksempel med hull i not

Må dette gjøres så formelt?

Husk på at metoden over er et eksempel. Det er en metode som vil vise resultat, dersom du bruker den riktig. Det oppfordres imidlertid til å tenke kreativ, og finne alternative arbeidsmåter.

For en mindre virksomhet kan det f.eks være fornuftig at de ansatte bruker en innarbeidet loggbok/driftsjournal, frokostmøter, e-post etc til å få frem avvik og korrigerende tiltak. Husk at det er resultatet som teller!

Systematisk gjennomgang og internrevisjon

I tillegg må du overvåke og gjennomgå internkontrollen jevnlig og systematisk. Hensikten er å kontrollere at det er samsvar mellom det som er bestemt i regelverket, hva du har sagt/skrevet du skal gjøre, og det som faktisk blir gjort.

Hvordan gjør vi dette?

Virksomhetens leder, sammen med berørte ansatte, gjennomgår internkontrollarbeidet årlig. Virksomhetens IK-dokumentasjon gjennomgås punkt for punkt. Hensikten er å se om det som er skrevet stemmer overens med virkeligheten. Forhold som må rettes opp/forbedres, føres over i en handlingsplan.

Det er også hensiktsmessig å utarbeide en prosedyre/rutine for den systematiske gjennomgangen. Under finner du et eksempel på en hvordan en slik prosedyre kan utarbeides.

Prosedyremal for jevnlig og systematisk gjennomgang av internkontrollen - eksempel (doc, 30.2 kB)

I tillegg til den årlige gjennomgangen må en ha en mer hyppig overvåking. Dette kan gjøres på mange måter. En metode er å utføre stikkprøver/runder på anlegget for å se om internkontrollarbeidet fungerer i praksis - er det noe som kan forbedres? En kan også bruke analyserapporter, kontrolldata, måledata og så videre til å overvåke internkontrollarbeidet.

5. Møtet med myndighetene

Som næringsaktør har du plikt til å holde deg oppdatert på det til enhver tid gjeldende regelverket.

Fiskeridirektoratets oversikt over lover og forskrifter tilknyttet akvakultur

Mattilsynets oversikt over lover og forskrifter tilknyttet Matloven og Dyrevelferdsloven (mattilsynet.no)

Systemrevisjon ved internkontroll

Tilsynsmyndighetens primære oppgave er å fastslå om det er samsvar mellom regelverk, hva virksomheten har sagt/skrevet at de skal gjøre, og hva som faktisk blir gjort.

Innenfor disse rammene skal myndighetene også informere/veilede om forskriftens krav, og prinsippene for det systematiske arbeidet med IK Akvakultur. Det er viktig å presisere at myndighetene ikke har en konsulentrolle.

Samordnet tilsyn

Flere tilsynsetater kan føre tilsyn i samme virksomhet. Det betyr at for eksempel Mattilsynet og Fiskeridirektoratet kan komme på besøk samtidig. Myndighetene kan også komme hver for seg.

Hjelpeverktøy

Her finner du malene til hjelpeverktøyene .

Risikokartlegging og prosedyrer

Eksempel på prosedyremal (doc, 30.7 kB)

Risikokartleggingsskjema[eea55d01-5a10-4c18-8b92-2d68063df842 _document="__macroDocument5"/]

Avviksbehandling og korrigerende tiltak

Eksempel på prosedyremal for avviksbehandling og korrigerende tiltak (doc, 30.2 kB)

Eksempel på avviksbehandlingsmal (doc, 31.7 kB)

Systematisk gjennomgang

Prosedyre for jevnlig og systematisk gjennomgang av internkontrollen (doc, 30.2 kB)

Skjema for avvik og observasjoner (doc, 29.2 kB)

Revisjonsvarsel og revisjonsrapport (doc, 30.7 kB)

Mal for spørsmålsliste (doc, 28.7 kB)