Tips og råd om å vedlikeholde og forbedre internkontroll

Hva bør gjøres?

Et internkontrollsystem blir aldri ferdig. Regelverket endres, og virksomhetene selv er under utvikling. Det er derfor viktig at du har rutiner for avviksbehandling og korrigerende tiltak.

Avviksbehandling og korrigerende tiltak

Med avvik menes mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Det kan være avvik i forhold til system, til aktiviteter til produkter etc. Dette krever at du foretar deg noe med en gang – «brannslukking», og registrerer avviket.

Deretter må du  «nøste opp» for å finne den egentlige årsaken til avviket. Hvilke korrigerende tiltak skal vi innføre for at dette ikke skal skje igjen?

Hvordan gjør vi det?

Et konkret forslag er at du lager en enkel rutine/prosedyre. Beskriv hvordan du har tenkt å utføre avviksbehandling og korrigerende tiltak.

Under finner du et eksempel på en prosedyre og et skjema for å fange opp avviksmeldinger og forbedringstiltak.

Må dette gjøres så formelt?

Husk på at metoden over er et eksempel. Det er en metode som vil vise resultat, dersom du bruker den riktig. Det oppfordres imidlertid til å tenke kreativ, og finne alternative arbeidsmåter.

For en mindre virksomhet kan det f.eks være fornuftig at de ansatte bruker en innarbeidet loggbok/driftsjournal, frokostmøter, e-post etc til å få frem avvik og korrigerende tiltak. Husk at det er resultatet som teller!

Systematisk gjennomgang og internrevisjon

I tillegg må du overvåke og gjennomgå internkontrollen jevnlig og systematisk. Hensikten er å kontrollere at det er samsvar mellom det som er bestemt i regelverket, hva du har sagt/skrevet du skal gjøre, og det som faktisk blir gjort.

Hvordan gjør vi dette?

Virksomhetens leder, sammen med berørte ansatte, gjennomgår internkontrollarbeidet årlig. Virksomhetens IK-dokumentasjon gjennomgås punkt for punkt. Hensikten er å se om det som er skrevet stemmer overens med virkeligheten. Forhold som må rettes opp/forbedres, føres over i en handlingsplan.

Det er også hensiktsmessig å utarbeide en prosedyre/rutine for den systematiske gjennomgangen. Under finner du et eksempel på en hvordan en slik prosedyre kan utarbeides.

I tillegg til den årlige gjennomgangen må en ha en mer hyppig overvåking. Dette kan gjøres på mange måter. En metode er å utføre stikkprøver/runder på anlegget for å se om internkontrollarbeidet fungerer i praksis - er det noe som kan forbedres? En kan også bruke analyserapporter, kontrolldata, måledata og så videre til å overvåke internkontrollarbeidet.