Kommunikasjonsstrategi

Livet i havet – vårt felles ansvar

Fiskeridirektoratets informasjons- og kommunikasjonstrategi

Innhold
x. Forord
x. Definisjoner
1. Fem prinsipper for statlig informasjon og kommunikasjon
2. Offentlighetsloven og meroffentlighet
3. Overordnet mål for informasjon og kommunikasjon
4. Delmål
5. Satsingsområder
6. Organisering av ansvar

Forord
Informasjon og kommunikasjon står sentralt i Fiskeridirektoratets arbeid for å oppfylle vår visjon «Livet i havet – vårt felles ansvar», og for å nå vårt overordnede mål;

å fremme lønnsom og verdiskapende næringsaktivitet gjennom bærekraftig og brukerrettet forvaltning av marine ressurser og marint miljø.

Fiskeridirektoratet skal gjennom informasjon og kommunikasjon samhandle aktivt med brukere og borgere. I dette ligger også et ansvar for å oppfylle det som loves i sørviserklæringen. Det hviler et særskilt ansvar på hver enkelt ansatt til å gjøre seg kjent med innholdet i informasjons- og kommunikasjonsstrategien, og alle ansatte har plikt til å følge de retningslinjene som fremkommer i denne.

Alle ansatte har også et særskilt ansvar for at statens informasjonspolitikk og Fiskeri- og kystdepartementets informasjonspolitikk blir fulgt. Dette innebærer blant annet å følge helhetsprinsippet, som sier at all informasjon som gis fra et statlig organ i størst mulig grad skal samordnes, slik at den fremstår som helhetlig for mottakeren. På den måten styrker vi tilliten til statlige virksomheter, og bidrar til å forenkle hverdagen til norsk næringsliv og borgerne generelt.

Kommunikasjon skal inngå som en naturlig del av det arbeidet som gjøres i direktoratet, både eksternt og internt. Dette betyr at å kommunisere med brukerne og borgerne skal være en integrert del av utredningsarbeidet, av den alminnelige saksbehandlingen og av alle andre arbeidsområder der det er viktig og naturlig å kommunisere eksternt.

Dette innebærer også at alle ansatte har plikt til å bidra til at informasjonsflyten internt er god, slik at direktoratet fremstår som en enhetlig etat. God intern kommunikasjon er en forutsetning for god ekstern kommunikasjon.

Peter Gullestad
Fiskeridirektør

Bergen, juli 2006.



Definisjoner
Informasjon og kommunikasjon
I norsk språkbruk benyttes disse begrepene ofte om hverandre. En enkel måte å skille mellom begrepene på er å si at kommunikasjon betegner prosessen mens informasjon er produktet eller budskapet. Informasjon er dermed det som blir formidlet når en kommuniserer.

Brukere og borgere
Også dette er begreper som ofte brukes om hverandre. I statens informasjonspolitikk er borgere brukt om befolkningen som deltakere i den demokratiske prosessen, mens brukere benyttes om befolkning, næringsliv og organisasjoner som har rettigheter og plikter i forhold til det offentlige eller mottar tjenester fra det offentlige.

Avsender og mottaker
I kommunikasjonsprosessen er avsender den som sender ut et budskap, for eksempel en forskrift, et høringssvar eller et spørsmål. Mottakeren er den som får og må forstå dette budskapet. Rollene som avsender og mottaker må veksle for at kommunikasjon skal fungere.

1. Fem prinsipper for statlig informasjon og kommunikasjon
Fiskeridirektoratets informasjons- og kommunikasjonsstrategi ble vedtatt vinteren 1999, og har vært revidert to ganger etter dette, høsten 2001 og våren 2006.

De førende dokumenter for Fiskeridirektoratets strategi er:

statens informasjonspolitikk, offentlighetsloven, forvaltningsloven, Moderniseringsdepartementets etiske retningslinjer for statstjenesten, Fiskeri- og kystdepartementets informasjonsstrategi og Fiskeridirektoratets strategi- og handlingsplan.

Sentralt i statens informasjonspolitikk står fem prinsipper for informasjon og kommunikasjon:

1.1 Kommunikasjonsprinsippet
er rettesnoren for all statlig informasjonsvirksomhet.

Det betyr at Fiskeridirektoratet og borgerne skal være likeverdige parter i kommunikasjonsprosessen, og at Fiskeridirektoratet og allmennheten skal veksle i rollene som mottaker og avsender av informasjon.

Det innebærer at Fiskeridirektoratet må forsøke å sette seg inn i mottakerens situasjon, problemer, synspunkter og behov.

1.2 Prinsippet om aktiv informasjon
er knyttet til at innsyn i forvaltningen ikke er nok.
Fiskeridirektoratet skal aktivt informere om brukernes og borgernes plikter, rettigheter og muligheter. Dette er en forutsetning for at retts- og velferdsstaten skal fungere.

Kravet til egeninnsats skal være lavest for de gruppene av befolkningen som har vanskeligst for å nå fram til det offentlige.
Dette betyr blant annet at Fiskeridirektoratet må:

1.3 Helhetsprinsippet
setter mottakerens behov i sentrum.

Praktisk innebærer dette at informasjon fra én statlig virksomhet i størst mulig grad skal samordnes internt og med andre parter i prosessen som sender ut informasjon, slik at budskapet blir helhetlig sett fra mottakerens ståsted.

Forvaltningen bør betraktes som en helhet, der man legger opp til samspill på tvers av forvaltningsnivåer og –sektorer.
Viktige stikkord som Fiskeridirektoratet må arbeide for i denne sammenheng er:

1.4 Linjeprinsippet
vil si at informasjonsansvaret følger saksansvaret.

Det betyr at den enkelte medarbeider må vurdere informasjon og kommunikasjon som en naturlig del av saksbehandlingen og som et virkemiddel på linje med andre virkemidler.

1.5 Prinsippet om informasjon som lederansvar
betyr at ledelsen er ansvarlig for at informasjon og kommunikasjon blir brukt på en profesjonell og etisk forsvarlig måte i arbeidet. En leder kan ikke delegere ansvaret for å informere generelt sett, bare myndighet til å løse bestemte oppgaver.

Det betyr at det er lederen som bestemmer hvem som skal uttale seg når og om hva.

I tråd med linjeprinsippet og prinsippet om informasjon som lederansvar, er informasjon og kommunikasjon et område der det stilles resultatkrav til topplederne.

Sammenheng
Det er nødvendig å se de fem prinsippene i sammenheng, fordi en rigid tolkning av det enkelte prinsipp kan støte mot ett eller flere av de andre. Informasjonspolitikken vil ikke fungere hvis prinsippene praktiseres hver for seg.

2. Offentlighetsloven og meroffentlighet
Fiskeridirektoratet har plikt til å følge bestemmelsene i offentlighetsloven.

Utgangspunktet for offentlighetsloven er at enhver har rett til innsyn i Fiskeridirektoratets saksdokumenter. Alle unntak fra offentlighet må fastsettes ved lov, eller med hjemmel i lov.

Fiskeridirektoratet skal praktisere meroffentlighet, som betyr at informasjon kan offentliggjøres selv om det i henhold til loven er mulig å unnta det fra offentlighet.

Selv om informasjon er mulig å unnta i henhold til loven, skal altså direktoratet ha en plausibel grunn til å unnta utover at loven gir mulighet til det.

3. Overordnet mål for informasjon og kommunikasjon
Eksternt
3.1 Gjennom informasjon og kommunikasjon skal Fiskeridirektoratet øke brukernes og borgernes forståelse for og kunnskap om de verdier vi forvalter og det arbeidet vi gjør for å nå etatens overordnede mål, som er;

å fremme lønnsom og verdiskapende næringsaktivitet gjennom bærekraftig og brukerrettet forvaltning av marine ressurser og marint miljø.

Internt
3.2 Intern informasjon og kommunikasjon skal sette alle ansatte i stand til å forstå og formidle hovedtrekkene i Fiskeridirektoratets forvaltningsområder.

3.3 Intern kommunikasjon skal være bevisst og målrettet, for å bidra til effektiv arbeidsflyt i direktoratet.

4. Delmål
Eksternt
4.1 Fiskeridirektoratet skal aktivt og målrettet kommunisere med befolkning, næringsliv og organisasjoner om de rettigheter, plikter og muligheter de har i henhold til norsk havressurs- og akvakulturforvaltning. Direktoratet skal også kommunisere med samfunnet om hvordan man opptrer forsvarlig i forhold til miljøet.

4.2 Fiskeridirektoratet skal sørge for at brukere og borgere til enhver tid har reell tilgang til informasjon om direktoratets aktiviteter gjennom å være tilgjengelige i arbeidstiden og sikre døgnåpen forvaltning ved hjelp av direktoratets internettside.

4.3 Fiskeridirektoratets visuelle profil skal brukes i henhold til designmanualen, slik at den bidrar til at direktoratet framstår som en profesjonell og samordnet etat.

4.4 Fiskeridirektoratet skal til enhver tid ha en oppdatert beredskapsplan for å håndtere krisesituasjoner. Krisekommunikasjon skal være samordnet med andre etater, Fiskeri- og kystdepartementet (eventuelle andre departement) og aktuelle næringsorganisasjoner.

Internt
4.5 God faglig kommunikasjon, muntlig og skriftlig, mellom kolleger på alle nivå skal bidra til at enhver kan løse sine arbeidsoppgaver på en best mulig måte.

4.6 Relevant informasjon fra Fiskeridirektoratet skal til enhver tid være elektronisk tilgjengelig for alle ansatte, hovedsakelig gjennom Nettfisken (intranett) og direktoratets internettside.

4.7 God kommunikasjon mellom medarbeidere på alle nivå skal bidra til å motivere og skape fellesskapsfølelse i direktoratet.

5. Satsingsområder
Det skal i løpet av 2007 foreligge handlingsplaner for alle satsingsområder som er definert i kommunikasjonsstrategien, slik at en sikrer den nødvendige utviklingen på disse områdene.

Eksternt
5.1 Fiskeridirektoratet skal definere sine målgrupper og jevnlig evaluere disse, slik at budskapets form og innhold samt kanalene, er tilpasset utviklingen og endringene i målgruppene.

Dette er viktig fordi målgrupper ikke er statiske størrelser, og fordi det kontinuerlig skjer endringer både når det gjelder kunnskap, tekniske ferdigheter og forventninger og krav til offentlig sektor.

Hovedansvar: Ledergruppen og Informasjonsstaben.

5.2 Nettbasert informasjon og kommunikasjon skal kontinuerlig videreutvikles, slik at Fiskeridirektoratet kan tilby brukere og borgere korrekte opplysninger på en brukervennlig måte ved hjelp av moderne tekniske løsninger.

5.3 Fiskeridirektoratet skal arbeide for i størst mulig grad å ha planlagt kommunikasjon med media og være føre var i forhold til saker som blir tatt opp i media.

Hovedansvar: Ledergruppen, Informasjonsstaben og Administrasjonsavdelingen.

Hovedansvar: Ledergruppen, Informasjonsstaben og Administrasjonsavdelingen.

5.4 Fiskeridirektoratet skal være tilgjengelig og brukerorientert, og alle eksterne henvendelser skal behandles og besvares så raskt som mulig og senest innen de frister som er fastsatt i sørviserklæringen.

Hovedansvar: Ledergruppen og Informasjonsstaben.

Hovedansvar: Alle ledere, Informasjonsstaben og Administrasjonsavdelingen.

5.5 Informasjon fra Fiskeridirektoratet skal være lett identifiserbar, uavhengig av hvilken form informasjonen har, eller hvilke kanaler den formidles gjennom. Alt materiell som presenteres eksternt skal ha samme profil og visuelle uttrykk.

Hovedansvar: Alle ledere og Informasjonsstaben.

5.6 Informasjonsstaben skal til enhver tid sitte med den kommunikasjonsfaglige kompetansen som er nødvendig for å veilede etaten mot de målene som er satt for ekstern informasjon og kommunikasjon.

Internt
5.7 Alle ansatte har ansvar for at det overordnede interne målet om at alle ansatte skal være i stand til å forstå og formidle hovedtrekkene i Fiskeridirektoratets forvaltningsområder, til enhver tid er oppfylt.

Hovedansvar: Alle ledere og Informasjonsstaben.

5.8 Alle ansatte, og særlig ledere, må tilstrebe at den interne kommunikasjonen er så god at den bidrar til å skape felles identitet, gode sosiale forhold og sikrer at alle arbeider mot felles mål.

Hovedansvar: Alle ledere og Informasjonsstaben.

5.9 Informasjonsstaben har et særlig kommunikasjonsfaglig ansvar for å holde seg oppdatert og gi veiledning i forhold til om den informasjonen som ligger på Nettfisken og på direktoratets internettsider er hensiktsmessig i form og innhold med tanke på å nå målene for den interne kommunikasjonen.

6. Organisering av ansvar
Prinsippene i statens informasjonspolitikk betyr i praksis at det overordnede informasjonsansvaret i Fiskeridirektoratet ligger hos fiskeridirektøren, mens det operasjonelt er delegert til informasjonssjefen. Videre har ledere med saks- og resultatkrav informasjonsansvar for sine fagområder, mens alle medarbeidere har et selvstendig ansvar for å vurdere informasjon og kommunikasjon som et virkemiddel i saksbehandlingen.

Saksbehandlere skal kunne uttale seg om saker innenfor sitt fagfelt, men skal orientere nærmeste leder om alle henvendelser fra mediene og ikke gi offisielle uttalelser til mediene uten først å ha konferert med leder.

I alle tilfeller der det er hensiktsmessig i forhold til sakens mulige omfang, konsekvenser og ringvirkninger, skal også informasjonssjefen orienteres om henvendelser fra media, slik at det er mulig for Informasjonsstaben å være forberedt på mulige konsekvenser av at saker kommer i media.

I forbindelse med kriser og beredskap i kystsonen, er håndtering av presse og media i utgangspunktet et sentralt ansvar og håndteres i hovedsak av Informasjonsstaben. Beredskapsleder og informasjonssjef vurderer om hele eller deler av informasjonsarbeidet skal delegeres til aktuelle regiondirektører der dette er hensiktsmessig.

Det er utarbeidet en egen mediestrategi for ressurskontroll. I den står det at det i utgangspunktet bare er fiskeridirektør, assisterende fiskeridirektør, regiondirektører, direktør for Ressursavdelingen, seksjonssjefer for ressurskontroll og informasjonssjefen som skal uttale seg offentlig i saker knyttet til ressurskontroll. Disse personene kan imidlertid gi ansvaret for å uttale seg til andre egnede personer i direktoratet.

Informasjonsstaben har, i samarbeid med ledelsen i alle avdelinger og regioner i Fiskeridirektoratet, et særlig ansvar for at den generelle kommunikasjonen eksternt og internt fungerer optimalt.

Informasjonssjefen har ansvar for at Informasjonsstaben til enhver tid sitter med den kompetansen som er nødvendig for å kunne fungere som et rådgivende organ innenfor kommunikasjonsfaglige spørsmål og problemstillinger i etaten.